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[황창환 칼럼] 7.마법의 선행관리체계
2016년 02월 29일 (월) 20:17:55 황창환 칼럼니스트 -

효과적인 비즈니스의 핵심

많은 기업들이 사원들에게 목표를 부여하고 있지만, 어떻게 달성할 것인지에 대한 과정 및 활동에 대해서는 모니터링이 잘 이루어지고 있지 않은 실정이다. 비즈니스사원들도 열심히 비즈니스활동을 하고 있지만, 성과에 미치는 활동의 목표까지는 설계를 하지 않는 경우가 대부분이다.

비즈니스활동 계획이란, 매출 예측수치를 매출목표 수치에 근접시키고 일치시키기 위해서 어떤 활동을 할지를 계획하는 것이다. 우선 매출목표 수치와 매출예측 수치의 차이를 가능한 한 정확하게 파악해야 한다. 여기서 갭을 정확하게 파악한다는 것은 매출예측 수치를 정확하게 인식한다는 것과 같은 의미이다. 이를 통해 고객마다 가능한 한 정확한 매출 예측을 하는 것이 치밀하고 효과적인 비즈니스활동 계획을 기획하기 위한 대전제가 된다. 

   
 

그런데 이것을 하지 않는 조직도 많고, 하고 있지만 활동 계획을 엉뚱하게 세우고 있는 비즈니스사원들도 많다. 이유는 관리자가 활동계획을 꼼꼼하게 리뷰 하지 않기 때문이다. 실적에 대한 결과만을 리뷰하고 관리할 뿐 활동계획에 대한 검토 따위는 거의 받아본 적이 없다는 비즈니스사원도 상당히 많이 있을 것이다. 물론 모든 비즈니스사원들을 대상으로 매일 각자의 비즈니스활동 계획을 검토한다는 것은 몇 시간이 걸릴지 모를 일이고, 이렇게 되면 비효율적인 회의가 되어버리기 일쑤다. 그렇지만 매일 일정인원에 대한 시간을 만들어서라도 꼭 해야 하며, 이를 통해 관리자 자신은 비즈니스현장의 실상을 정확하게 파악할 수 있고 비즈니스사원들에게 치밀한 활동계획을 세우게 할 수 있으며, 더 나아가 활동계획을 보다 유효한 것으로 개선하기 위한 어드바이스가 가능하고 결과적으로 실적목표 달성 가능성을 높일 수 있게 된다.

중점선행지표와 행동지표

비즈니스 목표달성을 위한 과정관리의 효율적 수단으로 중점선행지표와 행동지표를 소개하고자 한다. 중점선행지표란 비즈니스활동 중에서 성과창출에 직결되는 지표를 말한다. 파레토의 법칙을 보면 전체결과의 80%가 전체 원인 중 20%에 의하여 만들어진다는 논리이다. 비즈니스에서도 마찬가지로 80% 성과를 올릴 수 있는 핵심지표를 찾아서 이러한 활동에 집중한다면 성과지표도 당연히 높아질 것이다. 또한 중점선행지표를 설정하고 관리하는 경우 중점선행지표를 올리기 위한 액션으로 한정되기 때문에 반드시 해야 할 활동이 명확해지고, 성과의 예측까지 가능할 수 있다.

   
 

지점, 팀 단위 별로 각 지점에 맞는 지표를 설계하고 실제 이를 실행해 봄으로서, 최적의 지점 지표설계를 위한 노력이 필요할 것이다. 빠른 시일에 최적의 지표가 도출된다면 좋겠지만, 시간을 앞당기기 위해서는 팀원간의 우수사례 공유와 리뷰가 지속적으로 이루어져야만 할 것이다. 실제 현업에서 수립한 중점선행지표와 행동지표를 사례를 소개하고자 한다.

   
 

 방문목적의 명확화

비즈니스는 ‘블랙박스’다 라는 말도 있다. 대부분의 비즈니스사원들은 매일 아침조회를 하고, 이후 고객을 만나기 위해 현장으로 나간다. 현장에서의 일어나는 일에 대해서는 사전 계획이 치밀하지 못한 부분도 많고, 고객과의 상담을 통한 성공/실패 사례에 대해서도 공유가 거의 이루어지지 않는 편이다. 비록 비즈니스활동이 눈에 보이지는 않지만, 사전 방문골 수립을 통해 오늘 나의 비즈니스방문에 있어 어떠한 상태까지 만들면 그 방문은 성공적이며, 성공적인 방문을 위해 무엇을 사전에 준비해야 할지를 명확하게 설정할 수 있다. 이를 통해 비즈니스활동의 선행관리가 가능해지며, 비즈니스의 질도 높아질 수 있을 것이다.

가장 기본적인 활동임에도 불구하고, 목적 없이 거래처를 방문하는 경우도 많을 것이다. 비즈니스사원이라면 매일 거래처를 방문하는 목적을 명확하게 설계하고, 고객으로부터 어떠한 기대반응을 이끌어 낼 것이지 연구하며, 이에 대해 관리자와 리뷰하는 프로세스가 구축될 필요가 있을 것이다.

   
 

거래처 방문은 고객의 시간을 얻어야 하는 것이며, 긴급한 상담요청은 방문의 성공확률을 저해하는 요소이므로 가급적 1주일 전에 방문상담의 약속이 획득되도록 하는 것이 바람직하다.
방문 전에 체크해야 할 사항으로는 방문대상 거래처 수는 적정한지(차주의 거래처 방문 약속이 충분히 획득되었는가?), 방문대상 거래처 선정이 적합한지(매번 방문하는 거래처는 아닌가? 신규거래처 방문 비중이 낮지 않은가?), 동반 방문이 필요한 거래처는 없는지, 방문골 설정이 세부적이고 구체적인지, 방문 전 준비사항이 제대로 파악되고 준비되었는지 등이 있다.

방문 후 체크사항으로는 계획한 방문골을 달성하였는지, 달성하지 못하였다면 차기 방문계획은 어떻게 수립할 것인지, 방문 거래처에 대해 새롭게 얻은 정보는 무엇인지, 방문 시 파악된 장애요인은 무엇인지 등이 있다.

시간 생산성 향상을 위한 주간활동계획 수립

비즈니스사원들의 공통점 중 하나는 ‘시간이 없다’ ‘항상 바쁘다’라는 것이다. 국내 비즈니스사원들의 고객과의 상담에 할애하는 시간은 평균 20%대 수준이다. 보고서, 회의, 이동, 기타잡무 등에 많은 시간을 보내고 있다는 것이다. 성과를 내기 위해 어떠한 부분에 시간 투자가 늘어나야 하는지 질문을 하면 대부분의 비즈니스사원들은 현장 고객과의 상담시간이 지금보다 늘어나야 한다는 것에는 대다수가 동의한다. 하지만 시간을 어떻게 효율적으로 사용할 지에 대한 고민은 많이 하지 않는 것 같다.

비즈니스사원들의 과학적 움직임을 위해서는 단지 시간을 늘려서 성과를 올리기 보다는, 성과에 직결되는 시간투자를 늘리고, 성과에 간접적으로 연결되는 시간은 가급적 줄이려는 노력을 해야 한다. 이를 위해 가장 기본적으로 필요한 부분이 주간활동계획의 작성이다. 주간활동계획에는 비즈니스활동의 중요도와 긴급도에 따라 우선순위 부여, 비즈니스업무의 공수. 부하 (Load)의 분석과 적정한 업무의 배분, 비즈니스활동의 공유 도구로 활용 (가시화)하는 것이 필요하다. 주간 우선순위 매트릭스를 통해 비즈니스사원들은 일자 별 해야 할 일을 한 장의 시트에 정리할 수 있고, 외근/내근으로 구분하여 생산성 향상을 위한 계획을 수립할 있다. 그리고 해야 할 일의 우선순위(A, B, C, D)를 설정하여 업무 효율성 증대, 필요 없는 일을 줄일 수 있고, 리뷰체계를 구축함으로서 실행율도 높일 수 있을 것이다.

칼럼니스트 소개


마이러닝 대표이사
건국대학교 신산업융합학과 겸임교수
한국능률협회컨설팅 프린서플 컨설턴트
건국대학교 경영대학 경영학 박사
중소기업청 마케팅 경영지도사

관련 저서:
프로컨설턴트 바이블, 한계돒파 세일즈, 모바일 마케팅의 비밀

이메일: hwan042@naver.com
카카오톡: hwan042



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